如果活動計(jì)劃在社交旺季舉辦，你(nǐ)可以先試着投遞一份不含活動舉辦日(rì)期的(de)邀請卡。如果活動在國(guó)外(wài)舉辦，則可以郵寄一張有(yǒu)活動舉辦地(dì)點圖片的(de)明(míng)信片，上(shàng)面寫上(shàng)你(nǐ)期望着在那(nà)裏與他(tā)們見面的(de)話(huà)，并寫明(míng)活動日(rì)期和(hé)其他(tā)相(xiàng)關信息。另外(wài)一個(gè)方法是寄送一份趣味信件(jiàn)或邀請卡，例如在一個(gè)以刺激銷售為(wèi)目的(de)獎勵活動中，你(nǐ)可以在邀請信或邀請卡上(shàng)畫(huà)上(shàng)或印上(shàng)一個(gè)雪(xuě)鏟旁邊寫着一行文(wén)字“不要被遺忘在寒冷(lěng)中”，要注意注明(míng)日(rì)期、時(shí)間(jiān)等詳細信息。至于活動舉辦地(dì)點和(hé)着裝要求可以後來(lái)再通(tōng)知。這(zhè)種方法對(duì)于所有(yǒu)的(de)特殊活動都(dōu)有(yǒu)很(hěn)好(hǎo)的(de)效果，包括各種頒獎典禮。它會使人(rén)們對(duì)你(nǐ)的(de)活動充滿“渴望”。
　　如果你(nǐ)在未寫明(míng)活動舉辦日(rì)期的(de)邀請卡或信件(jiàn)中說(shuō)明(míng)正式邀請信将在某個(gè)日(rì)期寄到的(de)話(huà)，你(nǐ)就要保證一定做到。它體(tǐ)現(xiàn)的(de)是你(nǐ)所代表公司的(de)工(gōng)作(zuò)作(zuò)風(fēng)——信守承諾。試想一下(xià)，如果你(nǐ)收到邀請信的(de)時(shí)間(jiān)比承諾的(de)晚了一個(gè)月(yuè)，你(nǐ)會怎麽想？肯定會覺得這(zhè)家(jiā)公司缺乏專業(yè)素質。所以，當邀請信件(jiàn)上(shàng)簽上(shàng)你(nǐ)公司總經理(lǐ)的(de)名字發出後，你(nǐ)一定要履行上(shàng)面的(de)承諾。
　　在對(duì)方收到邀請信并回複後，活動的(de)安全通(tōng)行證（社會名流參加活動的(de)看(kàn)得到的(de)身(shēn)份證）或者門票(piào)要及時(shí)寄出，以便客人(rén)有(yǒu)足夠的(de)時(shí)間(jiān)收取。在ー些活動中，客人(rén)必須出示安全通(tōng)行證、邀請信或者門票(piào)才能獲許進入，雖然前台也有(yǒu)一份正式的(de)客人(rén)名單，但(dàn)是這(zhè)樣做可以減少擁堵，減少客人(rén)排隊等候的(de)時(shí)間(jiān)。
　　為(wèi)了獲得餐飲上(shàng)的(de)保證，根據準确的(de)人(rén)數來(lái)調整預算(suàn)，你(nǐ)必須要求客人(rén)在某個(gè)日(rì)期之前做出回複，還(hái)要安排職員(yuán)打跟進電(diàn)話(huà)以确認出席情況。打跟進電(diàn)話(huà)同時(shí)還(hái)是一個(gè)确認是否存在姓名或地(dì)址變動的(de)好(hǎo)時(shí)機(jī)。
　　在安排印刷數量時(shí)，要保證每對(duì)夫婦一份請柬、每位客人(rén)―份座位卡和(hé)一份菜單：實際印刷量要稍多于預計(jì)數量，并且要留出足夠的(de)印刷時(shí)間(jiān)。出于某些原因，印刷商一般都(dōu)要求四周的(de)時(shí)間(jiān)。當然，你(nǐ)必須先了解清楚 他(tā)們是否有(yǒu)能力準時(shí)地(dì)、保質保量地(dì)完成任務。你(nǐ)需要準時(shí)地(dì)給他(tā)們送去(qù)照(zhào)相(xiàng)原版，并保證公司标志(zhì)所用顔色準确無誤。要先把信封印制出來(lái)，這(zhè)樣就可以開(kāi)始寫地(dì)址了。如果預算(suàn)允許的(de)話(huà)，則可以聘請一位書(shū)法家(jiā)來(lái)寫，人(rén)們一般會首先打開(kāi)手寫的(de)請柬，它們給人(rén)的(de)印象較之那(nà)些印在标簽或信封上(shàng)的(de)邀請要深刻得多。
　　不管是你(nǐ)親自(zì)寄出這(zhè)些信件(jiàn)，還(hái)是交給郵局，别忘了寄給自(zì)己一份，以便檢測是否會出現(xiàn)問(wèn)題。收到邀請信後査看(kàn)一下(xià)實際寄出時(shí)間(jiān)。如果你(nǐ)把郵寄事(shì)務交給郵局處理(lǐ)，并明(míng)确了确切的(de)郵寄時(shí)間(jiān)，那(nà)麽一旦出了問(wèn)題，郵寄給自(zì) 己的(de)這(zhè)封就是有(yǒu)力的(de)證據。如果你(nǐ)的(de)信件(jiàn)沒有(yǒu)按時(shí)收到，那(nà)就要開(kāi)始給客人(rén)打電(diàn)話(huà)，看(kàn)看(kàn)他(tā)們是否已經收到了邀請信。郵遞過程中可能會出一些問(wèn)題， 或者這(zhè)些信件(jiàn)還(hái)在某個(gè)人(rén)的(de)辦公桌上(shàng)未被寄出。要是客人(rén)在活動舉辦的(de)前 幾天才收到邀請信，那(nà)麽會給他(tā)們造成一定的(de)困難，很(hěn)可能因無法改變既定的(de)計(jì)劃而無法出席。另外(wài)，還(hái)會造成更壞的(de)結果，這(zhè)些客人(rén)會認為(wèi)自(zì)己是被排在名單上(shàng)的(de)，是最後的(de)替補隊員(yuán)，而同時(shí)，估計(jì)你(nǐ)這(zhè)個(gè)活動策劃者的(de)飯碗也保不住了。
　　了解一下(xià)一類郵件(jiàn)的(de)投遞安排表。地(dì)區(qū)寄送信件(jiàn)需要的(de)最短和(hé)最長(cháng)時(shí)間(jiān)分别是多少？注意，日(rì)程表上(shàng)的(de)時(shí)間(jiān)可能會發生(shēng)改變。另外(wài),一年(nián)中不同的(de)時(shí)間(jiān)也會對(duì)郵寄産生(shēng)影響，如假期中寄送的(de)邀請信很(hěn)可能會發生(shēng)延誤。因此，在開(kāi)始做活動策劃時(shí)就要去(qù)當地(dì)郵局确認一下(xià)。如果需要，則應同時(shí)檢査國(guó)際郵件(jiàn)遞送安排表。
　　了解一下(xià)一類郵件(jiàn)的(de)郵資。國(guó)際郵件(jiàn)的(de)郵費(fèi)與地(dì)方的(de)有(yǒu)很(hěn)大不同。确保國(guó)際郵件(jiàn)與地(dì)方郵件(jiàn)分開(kāi)投遞,并按正确郵資收費(fèi)。超大的(de)和(hé)不規則形狀的(de) 信件(jiàn)需要支付額外(wài)的(de)費(fèi)用。最好(hǎo)先帶一個(gè)樣本過去(qù)，看(kàn)看(kàn)是否超出标準大小(xiǎo)和(hé)重量。
　　了解一下(xià)三類郵件(jiàn)的(de)投遞安排表。最短和(hé)最長(cháng)的(de)郵寄時(shí)間(jiān)分别是多少？郵費(fèi)又(yòu)是多少？ 如果需要，不僅要核對(duì)地(dì)方郵件(jiàn)，還(hái)需核對(duì)國(guó)際郵件(jiàn)投遞安排表。如舉打算(suàn)采用三類郵件(jiàn)投遞方式，就要根據投遞線路(lù)情況做出相(xiàng)應的(de)時(shí)間(jiān)調整。通(tōng)常，寄送的(de)郵件(jiàn)達到一定的(de)數量才可以享用此項服務。同樣，國(guó)際郵件(jiàn)、超大郵件(jiàn)和(hé)形狀不規則的(de)郵件(jiàn)需要支付額外(wài)的(de)郵費(fèi)。最好(hǎo)是帶個(gè)樣本過去(qù)，以确保邀請信沒有(yǒu)超出标準的(de)大小(xiǎo)和(hé)重量。