必須淸楚地(dì)了解在你(nǐ)的(de)活動前該地(dì)點安排了什麽别的(de)活動。開(kāi)始布置和(hé)裝飾會場(chǎng)的(de)時(shí)間(jiān)在合同上(shàng)必須明(míng)确規定，而且要落實到書(shū)面上(shàng)。比如，有(yǒu)一個(gè)絕妙的(de)活動場(chǎng)所，它經常被用于舉辦特别活動，也常有(yǒu)婚禮在那(nà)裏舉行。你(nǐ)應該知道(dào)，你(nǐ)的(de)活動舉辦之前該場(chǎng)所有(yǒu)沒有(yǒu)别的(de)什麽安排，以确保有(yǒu)足夠的(de)過渡時(shí)間(jiān)。例如，你(nǐ)很(hěn)可能發現(xiàn)就在你(nǐ)的(de)活動開(kāi)始布置工(gōng)作(zuò)之前還(hái)有(yǒu)一場(chǎng)婚禮排演活動。衆所周知，婚禮排演常常是不按時(shí)開(kāi)始，也不按時(shí)結束的(de)，這(zhè)必然會造成時(shí)間(jiān)上(shàng)的(de)拖延。你(nǐ)要提前注意到這(zhè)種情況，并讓婚禮主辦方按時(shí)開(kāi)始，這(zhè)樣就 避免了産生(shēng)誤解。他(tā)們必須提前知道(dào)遵守時(shí)間(jiān)安排的(de)重要性，知道(dào)你(nǐ)開(kāi)始人(rén)場(chǎng)的(de)确切時(shí)間(jiān)，以免因時(shí)間(jiān)關系而虎頭蛇尾。

記得10月(yuè)份的(de)一天，加勒比海(hǎi)的(de)一個(gè)島上(shàng)下(xià)着滂沱大雨（連奶牛都(dōu)擠成一堆躲在公共汽車站台裏）我沿着海(hǎi)岸來(lái)回奔忙，為(wèi)一次将于來(lái)年(nián)1月(yuè)份舉辦的(de)告别慶典活動尋找合适的(de)地(dì)點。有(yǒu)時(shí)候雨水(shuǐ)和(hé)泥漿都(dōu)漫過膝蓋。

請注意：在餐館開(kāi)門之前去(qù)拜訪一定要小(xiǎo)心，我曾經在一個(gè)餐館門口遇到兩條很(hěn)厲害的(de)看(kàn)門狗。當地(dì)機(jī)構向我推薦了很(hěn)多地(dì)方，但(dàn)沒有(yǒu)一個(gè)讓我感到滿意。我很(hěn)清楚我想在活動那(nà)天晚上(shàng)達到什麽目的(de)。我對(duì)這(zhè)個(gè)小(xiǎo)島有(yǒu)一種特殊的(de)感情，它就像我的(de)第二個(gè)家(jiā)。在這(zhè)裏的(de)度假和(hé)工(gōng)作(zuò)經曆都(dōu)給我留下(xià)了美(měi)好(hǎo)的(de)記憶。我想讓客人(rén)參加完活動離開(kāi)時(shí)已充分享受到了小(xiǎo)島的(de)美(měi)麗(lì)。

我所選的(de)餐館正好(hǎo)适合舉辦這(zhè)次活動。那(nà)是一個(gè)神奇的(de)夜晚，我們為(wèi)客人(rén)準備了當晚專供他(tā)們使用的(de)一排排白色豪華轎車，負責把他(tā)們從(cóng)飯店接送到活動地(dì)點。然後客人(rén)們盡情地(dì)享用雞尾酒，觀賞着太陽漸漸消失在大海(hǎi)裏，同時(shí)将金(jīn)色、紅色和(hé)橙色的(de)光(guāng)線灑在波光(guāng)粼粼的(de)海(hǎi)面上(shàng)的(de)美(měi)麗(lì)景觀。所有(yǒu)的(de)餐桌上(shàng)都(dōu)鋪着潔白的(de)台布，蠟燭閃着柔和(hé)的(de)光(guāng)，島上(shàng)的(de)一位出色的(de)表演藝術家(jiā)專門為(wèi)客人(rén)們表演節目，客人(rén)們在星星閃爍的(de)夜空下(xià)翩翩起舞。這(zhè)真是一幅美(měi)麗(lì)怡人(rén)的(de)畫(huà)面，是一場(chǎng)絶妙無比的(de)告别活動。

為(wèi)找到合适的(de)活動場(chǎng)地(dì)并盡力使活動完美(měi)無缺，花(huā)費(fèi)時(shí)間(jiān)和(hé)精力是值得的(de)。如果你(nǐ)策劃的(de)是在戶外(wài)舉行的(de)活動，你(nǐ)應該了解日(rì)落的(de)時(shí)間(jiān)，以便合理(lǐ)安排雞尾酒會的(de)時(shí)間(jiān)。觀看(kàn)夕陽西(xī)下(xià)的(de)壯觀景象不需要額外(wài)的(de)支出。還(hái)要了解一下(xià)當地(dì)的(de)天氣狀況，是不是正值雨季，而你(nǐ)卻計(jì)劃在戶外(wài)舉辦活動？

舉辦露天活動時(shí)，必須為(wèi)可能出現(xiàn)的(de)天氣變化(huà)作(zuò)相(xiàng)應的(de)準備，尤其是在偏涼的(de)氣候條件(jiàn)下(xià)。舉辦露天晚會還(hái)有(yǒu)一個(gè)必須注意的(de)事(shì)情就是取暖設施。有(yǒu)幾次戶外(wài)慶典活動安排在懸崖邊上(shàng)，遠(yuǎn)望南加利弗尼亞浩瀚的(de)大海(hǎi)，獨立式的(de)取暖器(qì)使客人(rén)們感覺很(hěn)舒适。背景也很(hěn)迷人(rén)，想象一下(xià)，客人(rén)聽(tīng)着古典吉他(tā)樂(yuè)曲銀色的(de)月(yuè)光(guāng)在柔和(hé)的(de)浪花(huā)上(shàng)跳(tiào)舞。這(zhè)種奇妙的(de)景緻是無法在室內(nèi)會議(yì)廳裏複制出來(lái)的(de)。但(dàn)是，這(zhè)樣的(de)景緻盡管很(hěn)美(měi)妙，卻不适合舉辦包含拍(pāi)賣會的(de)籌款活動，也不适合要求有(yǒu)良好(hǎo)視(shì)聽(tīng)效果的(de)舞台演出或演講活動。重要的(de)是會場(chǎng)要适合你(nǐ)的(de)活動和(hé)你(nǐ)的(de)客人(rén)們。

如果你(nǐ)策劃的(de)是在國(guó)外(wài)舉辦的(de)活動，要注意下(xià)列重要事(shì)項：

機(jī)場(chǎng)過夜膳宿是否要納人(rén)你(nǐ)的(de)預算(suàn)中？

是否有(yǒu)直飛(fēi)目的(de)地(dì)的(de)航班？

如果你(nǐ)的(de)客人(rén)需更換航班，他(tā)們是否要在途經城(chéng)市(shì)的(de)機(jī)場(chǎng)長(cháng)時(shí)間(jiān)等候

為(wèi)到達目的(de)地(dì)總共使用的(de)時(shí)間(jiān)與在目的(de)地(dì)逗留的(de)時(shí)間(jiān)是否相(xiàng)宜？例如| 打算(suàn)在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議(yì)的(de)北美(měi)各公司就應考慮七天的(de)逗留 時(shí)間(jiān)，而非三天，除非所有(yǒu)的(de)客人(rén)都(dōu)來(lái)自(zì)于西(xī)海(hǎi)岸。因為(wèi)旅行本身(shēn)就需要整整兩天時(shí)間(jiān)，另外(wài)還(hái)要加上(shàng)倒時(shí)差的(de)時(shí)間(jiān)。

從(cóng)機(jī)場(chǎng)到飯店需要多長(cháng)時(shí)間(jiān)？

飯店和(hé)目的(de)地(dì)能滿足你(nǐ)所有(yǒu)的(de)需要嗎(ma)？

你(nǐ)還(hái)需要做些什麽調整，以便适應時(shí)間(jiān)變化(huà)和(hé)倒時(shí)差的(de)需要？例如，客人(rén)剛到達時(shí)可能想在自(zì)己的(de)房(fáng)間(jiān)裏享用點小(xiǎo)吃(chī)，還(hái)想有(yǒu)時(shí)間(jiān)安頓下(xià)來(lái)适應時(shí)間(jiān)上(shàng)的(de)變化(huà)。歡迎活動最好(hǎo)是在第二天晚上(shàng)舉行，而不是客人(rén)剛到就舉行。